FAQ (questions fréquentes) Sheets-Contacts

Questions fréquentes

• Combien peut-on entrer de contacts au maximum ?

  Le nombre de contacts n'est pas limité, vous pouvez sans problème ajouter des milliers de contacts.

  Notez que pour optimiser la vitesse d'affichage, l'application n'affiche que les 2000 premiers résultats de la recherche dans la liste :

  En cas de besoin, cette limite peut être modifiée dans contacts-js.html en modifiant la ligne :

  const MAX_NB_ROWS = 2000;

• Je possède déjà une base de contacts importante. Existe-t-il une solution pour éviter de devoir entrer tous mes contacts un par un ?

  Vous pouvez afficher la feuille où sont stockés tous les contacts (bien que pour éviter tout risque d'erreur, il serait préférable de les entrer via la fenêtre de Sheets-Contacts).

  Il est donc possible de copier/coller les données de vos contacts en bloc (à vos risques).

  Comment afficher la feuille

  Cliquez sur Affichage > Feuilles masquées > DB_CONTACTS.

  

  La feuille DB_CONTACTS est maintenant affichée :

  

  Pensez à masquer cette feuille une fois la copie terminée (clic droit sur l'onglet > Masquer la feuille).

  Copie

  Avant de copier/coller vos données, commencez par ajouter/modifier les groupes depuis la fenêtre des groupes (bouton Groupes) et entrez ensuite 2 ou 3 contacts pour avoir un exemple de remplissage de la feuille de base de données.

  Créez ensuite une copie de sauvegarde du fichier par mesure de sécurité (Fichier > Créer une copie) et copiez/collez vos contacts dans la base de données en veillant à bien respecter les colonnes, à entrer un ID unique à chaque contact (par exemple : 1, 2, 3, 4, etc.) et à ne pas laisser de lignes vides entre les contacts.

• Puis-je modifier le nom des champs ?

  Vous pouvez modifier le nom de tous les champs en cliquant sur Contacts > Modifier le nom des champs :

  

  Puis en modifiant les noms dans la colonne de droite :

• Puis-je modifier les champs de recherche ?

  Bien qu'il n'y ait pas de fonctionnalité spécifique pour cela, il est possible de modifier les champs qui sont utilisés comme champs de recherche de l'application (à l'exception du champ "Groupe" puisqu'il s'agit du seul champ avec une liste déroulante).

  Option 1

  Si vous n'avez pas encore entré de contacts, la solution la plus simple est d'intervertir les champs en les renommant (par exemple, si au lieu du champ de recherche "Téléphone" vous souhaitez le champ "Email", renommez le champ "Téléphone" en "Email" et le champ "Email" en "Téléphone").

  Option 2

  Une autre solution (à vos risques) consiste à modifier la liste des champs de recherche dans le code de l'application.

  Pour faire cela, cliquez sur le menu Extensions > Apps Script, puis dans l'éditeur de code, vous verrez au début des pages code.gs et contacts-js.html, la ligne suivante :

  // ID des colonnes à afficher dans la liste
  const COL_ID = [1, 3, 4, 5, 7, 8];

  Il vous suffira alors de modifier le numéro du champ concerné à l'identique dans ces 2 pages et d'enregistrer les modifications. Notez que le numéro 1 (le champ "Groupe") ne doit pas être modifié.

  Par exemple, pour remplacer "Téléphone" par "Email", remplacez dans cette ligne 8 par 10 (et dans les 2 pages où se trouve cette ligne).

  Une solution simple pour connaître le numéro du champ consiste à observer son numéro de ligne sur la page qui sert à renommer les champs et à retirer 1 à ce nombre.

  Toute modification du code s'effectue à vos risques.

• Combien peut-on créer de groupes au maximum ?

  Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire.

• Que faire si après avoir cliqué sur "Exporter les résultats" la fenêtre se ferme mais rien ne se passe ?

  Il est probable que la feuille ait bien été ajoutée mais que Google Sheets ne l'affiche pas. Dans ce cas, actualisez simplement la page (F5).

• Est-ce que plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même fichier ?

  Oui, à condition de choisir la version complète multi-utilisateur.

• Quelle est la différence entre la version mono-utilisateur et la version multi-utilisateur ?

  La version mono-utilisateur est destinée à être utilisée par un utilisateur unique, voire occasionnellement par plusieurs utilisateurs mais qui ne modifient pas les données simultanément.

  La version multi-utilisateur est destinée à être utilisée par un ou plusieurs utilisateurs simultanément (qui peuvent tous travailler activement dessus).

  La particularité de la version multi-utilisateur est qu'elle contient des fonctionnalités additionnelles permettant d'actualiser les données et de sécuriser l'application en cas d'utilisation multi-utilisateur, notamment :

  • Actualisation automatique des données en cas de modification par un autre utilisateur
  • Enregistrement uniquement des champs modifiés pour éviter d'effacer les modifications des autres utilisateurs
  • Verrouillages (d'une durée de quelques fractions de secondes) lors des opérations sensibles pour éviter qu'un autre utilisateur ne modifie la base de données de contacts au mauvais moment (par exemple lors du tri automatique des contacts, de la suppression d'un contact, de l'ajout d'un groupe, etc.)
  • Lien "Actualiser" au-dessous de la liste des contacts permettant d'actualiser toutes les données des contacts sans devoir fermer et ouvrir la fenêtre
• Est-ce qu'il est possible de définir un accès en lecture seule ?

  Non, dans la mesure où les macros ne sont pas exécutées dans Google Sheets en lecture seule, l'utilisateur avec un accès en lecture seule ne pourra pas utiliser l'application.

  Néanmoins, si un utilisateur doit absolument accéder aux données des contacts en lecture seule, vous pouvez tout de même afficher la feuille qui contient les données des contacts pour qu'il puisse la consulter (Affichage > Feuilles masquées > DB_CONTACTS) ou, si vous êtes à l'aise avec les formules de Google Sheets, ajouter une nouvelle feuille qui affiche ces données (ou en partie).

• Est-ce que le code Apps Script est accessible ?

  Oui, vous pouvez l'afficher en cliquant sur Extensions > Apps Script

  Le code n'est toutefois lisible est commenté que dans les versions complètes de l'application :

  

• L'application est-elle compatible avec la version mobile de Google Sheets ?

  Non, l'application mobile de Google Sheets est très limitée en terme de fonctionnalités et ne permet notamment pas d'exécuter les macros indispensables au fonctionnement de l'application.

• Mis à part Google Sheets, l'application est-elle compatible avec d'autres tableurs tels que Excel ou Calc ?

  Non, cette application est compatible uniquement avec Google Sheets (son code a été spécifiquement développé pour Google Sheets).

• Quelles sont les restrictions d'utilisation de cette application ?

  Voir les conditions d'utilisation de l'application ...

• Combien coûte cette application ?

  Les tarifs sont affichés sur la page d'achat de celle-ci (accessible en cliquant sur "Acheter" dans le menu à droite).

• Est-il possible d'obtenir la facture correspondant à cet achat ?

  Oui, une facture est automatiquement générée au moment de l'achat (le lien vers cette facture est indiqué dans l'email de confirmation d'achat).

• De combien de licences ai-je besoin ?

  Vous avez besoin d'une licence par fichier (copies de sauvegardes non comprises).

  Par exemple, pour 2 succursales qui auraient besoin d'un fichier de gestion de contacts chacune, 2 licences sont requises (une licence est valable pour un seul fichier).